Operadores logísticos para tiendas online

Escrito por Raúl Carrión

Si estás pensando en montar una tienda online para dar un nuevo enfoque a tu vida laboral, es posible que te visualices a ti mismo realizando las tareas más glamurosas y apasionantes de este negocio: captación de producto, estrategias de marketing online, análisis de conversión, etc. No obstante debes saber que también deberás encargarte diariamente de la gestión de los pedidos y la logística de la tienda online en general.

La logística de una tienda online consiste en recibir, almacenar, enviar la mercancía y también gestionar las devoluciones de los pedidos.

Leído rápidamente puede parecer poca cosa, pero en realidad es una tarea que conlleva bastante dedicación y trabajo.

Inconvenientes de la logística de una tienda online

En general la logística de una tienda online no es demasiado divertida. A continuación enumero los principales inconvenientes que nos solemos encontrar:

Llenas tu casa de cajas

Si tu producto no es muy grande, lo habitual es que termines dedicando una habitación de tu casa para almacenar el stock. También tendrás que disponer de un número suficiente de cajas de cartón, sobres de envío, pegatinas de tu agencia de transporte. Todo lo necesario para preparar correctamente tu pedido.

Inviertes mucho tiempo preparando los pedidos

En el momento en que se confirma el pago de un pedido en tu tienda online, debes montar una caja de cartón e introducir en ella los productos solicitados por el cliente. También debes embalarla adecuadamente y contactar con tu agencia de transporte habitual para que pase a recoger la mercancía lo antes posible.

La necesidad de elaborar los pedidos a las pocas horas de recibir las confirmaciones de pago requiere que todos los días del año haya una persona a cargo de esta tarea.

Debes permanecer en casa en las horas de recogida

En la franja horaria en la cual puede pasar el repartidor a recoger tus pedidos no puedes moverte de tu casa. En caso contrario tus pedidos llegarían un día más tarde a su destino generando malestar a tus clientes. Este punto es especialmente incómodo para los que gestionamos tiendas online porque nos hace sentirnos encerrados en casa.

Gestionar las devoluciones lleva bastante tiempo

No es lo habitual, pero en ocasiones el cliente no acepta la mercancía. Los motivos pueden ser muy variados: ha sufrido daños en el transporte, cometimos un error al elaborar el pedido escogiendo productos no solicitados o simplemente porque el producto no cumple con sus expectativas. En esos casos debemos desembalar la mercancía devuelta para comprobar en que condiciones se encuentra y volver a incluirla en nuestro pequeño almacén o desecharla en función de su estado.

Debes cuadrar el stock periódicamente

Cada cierto tiempo debemos comprobar el número de unidades que tenemos de cada referencia para asegurarnos que las unidades disponibles cuadran con los valores que hemos introducido en nuestra tienda online.

Además es importante que tengamos alertas para estar informados cuando alcanzamos un número de unidades mínimo de alguno de nuestros productos.

En general y en mi opinión personal, las tareas que comprende la logística son las que menos me aportan como gestor de tiendas online. Lo que realmente me emociona es diseñar y ejecutar una estrategia de marketing online donde puedes utilizar todas las disciplinas y herramientas existentes: SEO, AdWords, Email Marketing, Content Marketing, Redes Sociales, analítica web, etc. para atraer un volumen significativo de visitas a tu tienda online (tráfico) y conseguir que un razonable porcentaje de estas visitas compren (conversión). Sin olvidar el trabajo de mantener el contacto con estos clientes para potenciar ventas futuras (fidelización).

Para los emprendedores y empresarios que piensan como yo, existen empresas que nos liberan de todo el trabajo offline: son los llamados operadores logísticos.

Funciones de un operador logístico

Un operador logístico para tiendas online realiza las tareas siguientes:

Recepcionar la mercancía

Ya sea producto nacional o importación, un operador logístico recibe la mercancía en sus instalaciones, la clasifica y la da de alta en su sistema para que puedas disponer de un control de stock en tiempo real.

Almacenar la mercancía

Guardan todo tus productos con las condiciones óptimas para que estén fácilmente localizables y así poder elaborar los pedidos rápidamente.

Picking

Cuando se completa una compra de forma satisfactoria en tu tienda online, únicamente debes enviar los datos del pedido a tu operador logístico. Este se encargará de montar la caja, introducir las unidades solicitadas, embalar la mercancía y gestionar el envío con la empresa de transporte que desees. Algunos incluso ofrecen directamente el servicio de transporte para proporcionar un servicio integral.

Si el volumen de transacciones de tu tienda online lo justifica, es posible que te recomienden enlazar tu plataforma de tienda online con su gestor de pedidos para que este paso se realice de forma automática y así no sea necesaria tu intervención.

Control de stock

Un operador logístico para tiendas online suele ofrecer el servicio de consulta de stock en tiempo real. Ya sea a través de una intranet o mediante un web service que consuma de forma automática tu plataforma de tienda online. Así evitarás que se realicen pedidos de referencias no disponibles.

Gestión de devoluciones

Si algún pedido es devuelto, la mercancía retornará directamente a tu operador logístico y por lo tanto, serán ellos los encargados de comprobar que la mercancía no ha sufrido daños para volver a almacenarla e incluirla de nuevo en el control de stock.

Ventajas de contratar un operador logístico

Contratar un servicio de operador logístico de tiendas online te aportará las ventajas siguientes:

Independencia geográfica

Podrás gestionar tu tienda online desde cualquier parte del mundo. Únicamente necesitarás un ordenador con conexión a Internet. Puedes irte a vivir a Indonesia y tu tienda online seguirá funcionando igual de bien.

Más tiempo para ti

Se acabaron las noches preparando pedidos para que salgan a la mañana siguiente. Tampoco tendrás que permanecer en casa toda la mañana esperando a que pase el repartidor a efectuar la recogida.

Más espacio en casa

Recuperarás la habitación invadida, ya no tendrás excusa para montar un gimnasio en casa y si sobra tiempo, usarlo. ¡Ah! Y nada de oler a cartón a todas horas.

Precios de operadores logísticos para tiendas online

El precio de los operadores logísticos para tiendas online es escalable, es decir, el coste se incrementará en función de la mercancía almacenada y el número de pedidos que gestionen. De este modo cuando empieces con tu tienda online el coste de este servicio será muy reducido evitando que te desangres económicamente nada más comenzar.

Principalmente existen dos modalidades de facturación:

• Facturar por un lado el almacenaje y por otro facturar cada vez que se realice un pedido.
• Facturar un importe fijo por pedido, independientemente del tiempo que esté la mercancía almacenada.

La decisión dependerá del operador logístico seleccionado, las expectativas de negocio, tu número y volumen de referencias a almacenar.

Para tiendas online de nueva creación es habitual negociar un precio para los primeros tres meses con la condición de revisar la tarifa una vez transcurrido este plazo, ante la falta de información del número de pedidos que se servirán diariamente.

Personalmente prefiero negociar un precio fijo por pedido para que el análisis financiero del negocio sea más sencillo.

Para finalizar os dejo algunas recomendaciones para la contratación de un operador logístico para tiendas online:

Antes de contratar este tipo de servicios solicita varios presupuestos, pues el precio y la calidad del servicio puede variar bastante de un proveedor a otro. Estamos hablando de un servicio muy novedoso y por lo tanto la metodología y tarifas del mercado son muy heterogéneas.

Una vez comiencen a trabajar es muy importante que supervises de cerca su trabajo: tiempos de entrega, estado de la mercancía entregada, calidad de gestión de devoluciones, etc. Considéralos tu departamento externo de logística y exígeles el grado de implicación necesario.

Y si no te convencen, no tengas miedo a cambiar. Si detectas errores difíciles de subsanar comienza a buscar alternativas para ofrecer el mejor servicio a tus clientes.

Como ves, contratando este tipo de servicios tu negocio online puede llegar a ser tan glamuroso como un día imaginaste. Viajar por el mundo buscando nuevos proveedores o por placer, mientras tus pedidos salen metódicamente rumbo a nuestros satisfechos clientes.