Técnicas de productividad para organizar mejor tu tiempo

Escrito por Sandra López

A todos nos ha ‘pillado el toro’ alguna vez. A día de hoy, el tiempo es, sino el que más, uno de los recursos más valiosos para cualquier trabajador, pero sobre todo para aquellos autónomos, freelancers y emprendedores que trabajan por su cuenta y a los que el tiempo se les escapa de las manos. ¿Quién no ha tenido esos días en los que desearía que las horas se multiplicasen? ¿Y aquellos otros en los que querríamos poder retroceder el tiempo? Lo cierto de todo esto es que no podemos volver atrás en el tiempo al igual que tampoco es posible aumentar las horas del reloj.

Tendemos a pensar que el tiempo se nos pasa volando y que los demás tienen la suerte de que no les suceda lo mismo. La realidad de esto es que todos vivimos en el mismo planeta (sí, ese que se hace llamar “Tierra”) y, por tanto, el tiempo pasa para todos igual. Eso sí, unos lo aprovechan más que otros.

Nunca os habéis parado a pensarlo, pero tenemos más títulos universitarios de los que nos pensamos. Muy pocos se libran del Máster en Distracciones y Despistes, en el que la mayoría opta a matrícula de honor. Somos expertos en distraernos con la primera mota de polvo que pasa volando por delante de nuestra pantalla. Es como si la vida se nos fuese en ello. Desconectamos totalmente de la tarea que estábamos realizando y nuestra mirada sigue el recorrido de esa pequeña pelusa que vuela sin horarios ni restricciones. Lo que nos diferencia de ella es que, aunque nosotros también somos libres, no lo somos tanto cuando se trata del tiempo. Pero, ¿qué es el tiempo? La respuesta de muchos emprendedores sería algo así como “Un conjunto de millones de milisegundos que puede llegar a alcanzar una velocidad comparable a la de una estrella fugaz”. Nosotros ni somos estrellas fugaces, ni podemos alcanzar una velocidad de tales características, por ello lo más interesante que podemos hacer es distribuirnos bien las tareas para organizar mejor nuestro tiempo.

El tiempo es un conjunto de millones de milisegundos que puede llegar a alcanzar una velocidad comparable a la de una estrella fugaz. Fdo: Un emprendedor

Hábitos productivos para organizar mejor tu tiempo

Como bien sabrás, no todas las herramientas ni aplicaciones para gestionar el tiempo funcionan igual para todos. No hay una ciencia exacta ni tampoco unas reglas básicas que expliquen, uno a uno, los pasos a seguir para ser más productivos. La experiencia y las situaciones vividas por cada uno son las que nos permiten elaborar y poner en marcha nuestras propias técnicas, que son las que realmente nos funcionan y con las que logramos un pleno rendimiento. A pesar de esto, hay una serie de prácticas, relacionadas con la gestión del tiempo, que deberíamos aplicar todos y cada uno de nosotros, pues nos ayudarán a optimizar nuestro tiempo de forma eficiente.

Encuentra tu entorno de trabajo ideal

Aunque cada uno tiene sus propias preferencias, lo ideal en este caso sería que el espacio en el que vas a desarrollar tus tareas sea un lugar amplio y con la luz necesaria como para no quedarte dormido. También sería perfecto que tu silla fuese lo suficientemente cómoda. Con esto no queremos decir que realices tu trabajo acostado en un sillón. Basta con que elijas una silla con un respaldo confortable con la que puedas adaptar la altura a tu gusto. Intenta que tu mesa de trabajo permanezca ordenada. Coloca en ella solo lo que necesites y retira todos aquellos libros y documentos que no vayas a utilizar, porque lo único que conseguirán es desviar tu atención. Ten en cuenta que éste es un lugar en el que pasarás muchas horas así que cuanto más confortable sea, mejor.

Di adiós a las distracciones

Aíslate lo más posible del mundo que te rodea. Mira qué es aquello que te distrae y apártalo de tu vista. Ordenadores, smartphones, tablets… No te vayas por las ramas que todos conocemos el ‘modo avión’ (en el caso de los móviles) y es muy sencillo activarlo. El único teléfono que deberás dejar en funcionamiento (pero lejos de tu alcance) es aquel al que los clientes llamarán siempre que quieran consultarte algo. Si para ello utilizas tu móvil personal, olvida que existen estas aplicaciones que tanto nos encantan pero que tanto tiempo nos quitan. La mayoría de terminales permiten capar las notificaciones que producen las aplicaciones como Facebook o WhatsApp cuando no las tienes abiertas.

Si trabajas desde el ordenador cierra todas esas ventanas que te vayan a distraer y consulta las cuentas de correo electrónico una o dos veces por día, de manera preestablecida y con un horario fijo. De esta manera no estarás interrumpiendo constantemente otras tareas y podrás avanzar en lo que realmente importa.

Crea una lista de tareas para ese día

Una de las cosas que te ayudarán a organizarte es crear una lista de tareas y organizarlas por prioridad. Esto no te llevará más de cinco minutos y te será realmente útil. Te evitarás revisar los correos del día anterior con todo el tiempo que ello conlleva.

Prioriza el trabajo

Sabemos que estás hasta arriba de trabajo, por eso te aconsejamos darle prioridad a unos trabajos antes que a otros. En este caso, el orden de los factores sí altera el producto. Nuestra recomendación es que no dejes las tareas más pesadas para las últimas horas del día ¿realmente crees que las mejores ideas surgen en estos momentos, cuando ya estás seguramente cansado?

Realiza las tareas más complejas durante las horas en las que seas más productivo. Lo ideal es ir combinando las actividades más difíciles con otras más cortas y sencillas. De esta manera irás completando tareas y conseguirás una mayor motivación que será esencial para terminar con el trabajo más pesado.

Las horas en las que somos menos productivos (suelen ser las últimas horas del día) son ideales para dedicarlas a proyectos más amenos que no requieran de gran atención y comprensión.

Darle prioridad a los proyectos más complejos e ir intercalándolos con tareas sencillas es la decisión más acertada si quieres conseguir altos niveles de productividad.

Céntrate en una sola tarea cada vez

¿Has escuchado eso de que “Quien mucho abarca poco aprieta”? Una frase muy cierta que todos nos deberíamos recordar de vez en cuando. ¿Quién no ha intentado terminar tres o cuatro proyectos simultáneamente? Esta práctica se puede resumir en una simple y sencilla palabra: CAOS. Es recomendable ir poco a poco. Si intentas englobar muchos trabajos al final terminarás por no hacer ninguno y el tiempo dedicado a ello habrá sido en vano.

Fíjate un horario y una rutina de trabajo

Es totalmente aconsejable fijarse un horario de trabajo, esto nos ayudará a ser constantes. Tener un itinerario de trabajo nos obligará a llevar una rutina. En cambio, ponerse a trabajar a una hora diferente cada día conseguirá que nos terminemos cansando de lo que hacemos y generará una gran desorganización. Lo ideal sería llevar un orden lógico de los horarios que nos ayuden a planificar de forma correcta nuestras tareas diarias.

Haz descansos

No todo es trabajar, nuestro cuerpo y sobre todo, nuestra mente, necesitan descansar y desconectar cada cierto tiempo. Te recomendamos hacer un descanso de unos quince minutos por cada dos horas trabajadas. Procura que esos 10 minutos no se alarguen más de la cuenta (que nos conocemos), pues habrás perdido tiempo que podrías haber dedicado a otros proyectos. Descansar está bien, siempre y cuando se haga de forma correcta y en su justa medida.

Planifica tus actividades para el día siguiente

Es totalmente recomendable que al finalizar el día elabores una lista con las actividades a realizar para el día siguiente. Conseguirás tener mejor organizado el trabajo. Esto te permitirá dedicar un tiempo determinado a cada proyecto y dividir los tiempos de forma equitativa.

No te exijas demasiado

Si no puedes terminar la lista de tareas que tienes para hoy porque te han surgido imprevistos y has tenido que dedicar más tiempo a otro proyecto, no sufras. Lo peor que puedes hacer es exigirte demasiado. Intenta tomarte las cosas con calma y paciencia. Eres una persona, no una máquina. A veces los tiempos fijados para una determinada tarea pueden excederse y esto no quiere decir que estés gestionando mal tu tiempo, simplemente a veces subestimamos la carga de trabajo que puede conllevar alguna tarea.

Aplicaciones y herramientas para la correcta gestión del tiempo

Hay numerosas aplicaciones y herramientas sobre la gestión del tiempo que te ayudarán a planificar adecuadamente tus tareas diarias. Cada una de estas herramientas lleva implícitas una serie de funcionalidades que tienen como único fin ayudarnos a organizarnos mejor para lograr ser más productivos.

Herramientas tradicionales para la organización del tiempo

Los más clásicos son reacios a dejar de lado los formatos tradicionales. Seguimos encontrándonos con trabajadores que hacen sus anotaciones en agendas, post-its y libretas de toda la vida, el medio más antiguo que existe pero el que goza de más perdurabilidad hasta la fecha.

Estas herramientas son ideales en los momentos en los que la conectividad o cobertura móvil puede ser limitada, y por tanto encender un ordenador o conectarse a Internet no es algo factible.

Si eres uno de esos clásicos empedernidos, debes saber que, aunque las notas escritas a mano incentivan, estimulan y ayudan a clarificar nuestros pensamientos en ocasiones concretas, las Apps son un medio realmente útil que te facilitará tu trabajo. Seguro que tienes montones y montones de papeles acumulados en algún cajón de la oficina. Ya sabes que tu lugar de trabajo debe estar completamente limpio y organizado, entonces ¿a qué esperas para decir adiós a esos folios arrugados? Ocupan demasiado espacio aunque te organices bien y además no estás aportando tu granito de arena a la conservación del medio ambiente.

Si aún después de todo sigues prefiriendo las recetas más tradicionales, deberías conocer herramientas como Evernote, a la que mencionamos en uno de los últimos posts. Podrás utilizarla para escribir a mano sobre un soporte digital, y gestionar toda aquella información que consideres necesaria.

Aplicaciones para ser más productivo

Actualmente, el auge del mercado de las aplicaciones ha puesto a nuestro alcance un amplio número de herramientas que busca hacernos la vida mucho más sencilla y cómoda. Hay muchas tipologías de aplicaciones que te pueden ser útiles para organizarte el tiempo y las tareas. Como las opciones son numerosas y el tiempo es oro, ¡aquí te dejamos nuestra selección!

Apps para organizar listas de tareas

Esta herramienta es ideal para todos aquellos perfeccionistas a los que le gusta tener todo controlado y en su sitio. Apunta todas las tareas que tengas para la semana y distribuye el tiempo que dedicarás a cada una.

Remember the milk

Esta aplicación pone a tu alcance numerosas funcionalidades para que organices bien tus tareas y no te olvides nunca de nada.

Su características principales son:

• Aplicación gratuita.
• Permite gestionar tareas desde cualquier lugar.
• Recibe emails y recordatorios sobre tareas.
• Comparte todos tus trabajos.
• Accede desde tu móvil.
• Gestiona tareas de forma offline.
• Compleméntalo con Google Calendar.

Google Calendar

Esta aplicación de Google es muy útil para planificar las tareas diarias. Es como una agenda pero en línea. Podremos programar alarmas y recordatorios en forma de pop-ups en nuestro escritorio o emails a nuestra cuenta de correo. Por tanto, Google Calendar cumple una triple función: agenda, calendario y alarma. Entre sus características principales podemos señalar:

• Permite crear eventos.
• Opción de programar alarmas.
• Incluir citas.
• Incluir lugares, conectados a Maps.
• Calendarios colaborativos: puedes dar acceso a otros usuarios a editar o visualizar calendarios.

Trello

Trello es una herramienta muy flexible que te permite tener organizadas todas tus tares de forma realmente sencilla. Entre las características principales podemos destacar las siguientes:

• Aplicación gratuita.
• Te permite ver todo tu proyecto de solo un vistazo.
• Puedes añadir al proyecto tantas personas como necesites.
• Actualización en tiempo real.
• Permite publicar comentarios.
• Opción de cargar archivos desde el ordenador, Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive.
• Puedes añadir checklists, etiquetas y fechas de vencimiento.

Apps para la gestión de proyectos

Si estás trabajando con diferentes clientes a la vez, las herramientas de gestión de proyectos están pensadas especialmente para ti. Podrás llevar un seguimiento de cada una de las tareas y estarás al tanto de las modificaciones que se produzcan. De esta manera podrás conocer, siempre que quieras, el estado del proyecto y la forma en la que avanza.

Basecamp

Se trata de una herramienta de gestión de proyectos con la que puedes trabajar junto con clientes y proveedores. Todos tendrán un seguimiento total del proyecto y estarán al día de todos los cambios que se produzcan. Destaca por su sencillez y fácil uso.

Active Collab

Gestiona tus proyectos de forma sencilla y eficaz con Active Collab, una herramienta flexible que pone a tu alcance multitud de funcionalidades.

• Administración de tareas
• Colaboración en equipo
• Seguimiento de tiempos
• Facturas

Google Drive for Work

Disfruta del almacenamiento en la nube sin limitaciones y restricciones. Con Google Drive for Work mantendrás tu trabajo a buen recaudo y podrás acceder a él desde cualquier lugar y dispositivo.

• Accede a tus archivos estés dónde estés y desde cualquier dispositivo
• Almacenamiento ilimitado
• Permite compartir contenido (bajo previo coste mensual)
• Permite guardar fotos, artículos, diseños, dibujos, grabaciones y vídeos de hasta 5 TB.
• Trabaja sin conexión
• Videollamadas

Hangouts

Con la herramienta Hangouts de Google podrás darle vida a tus conversaciones. Ahorrar el tiempo que dedicarías reuniéndote con el cliente y aprovecha la función de videollamada que te ofrece la aplicación y con la que conseguirás ahorrar tiempos y costes.

• Permite hacer videollamadas de grupo
• Mantener conversaciones individuales y de grupo
• Te da la opción de insertar emojis, fotos, GIFy mapas
• Compartir escritorio
• Compatible con todos los dispositivos y sistemas operativos

Apps para evitar distraernos

Para los que os distraéis con una mosca, ¡estas aplicaciones son para vosotros! Ahora no perderás nada de tiempo (bueno, solo un poco) en visitar y ver otras páginas webs, pues al final lo que consiguen es quitarte tiempo que podrías estar dedicando a tus proyectos.

LeechBlock

Con LeechBlock no perderás tiempo (sí, sabemos que miras las redes sociales y tus páginas webs favoritas mientras trabajas) y conseguirás ser mucho más eficiente y productivo.

Las características principales que presenta son las siguientes:

• Permite bloquear los sitios webs que le indiquemos
• Bloquea sitios dentro de un período de tiempo determinado
• Opción de bloquear después de un límite de tiempo (por ejemplo 10 minutos cada hora)
• Combinación de períodos y límite de tiempo (por ejemplo, 10 minutos cada hora entre las 17:00 y las 22:00h)

Stayfocusd

Con Stayfocusd conseguirás aumentar tu productividad restringiendo el acceso a páginas y sitios webs a los que solemos acceder y que restan tiempo que podríamos dedicar a nuestras tareas.

• Te permite fijar límites de tiempo en determinados sitios webs
• Bloquear sitios webs durante todo el día
• Bloqueo de ciertos dominios

Y tú, ¿qué herramientas utilizas para la gestión de tu tiempo? ¿Cuáles consiguen que seas más productivo? ¡Anímate a probar alguna de éstas y cuéntanos tu experiencia!